Información General sobre Libros y Registros – Empresas

La obligatoriedad para el llevado de los libros contables de las entidades y empresas tienen como referencia los ingresos obtenidos en el ejercicio gravable anterior y la UIT vigente en el ejercicio en curso. Asimismo, los perceptores de rentas de tercera categoría que inicien actividades generadoras de estas rentas en el transcurso del ejercicio, considerarán los ingresos que estimen obtener en el ejercicio.

La cantidad de libros obligados a llevar, se determina en base al régimen tributario a que se encuentra la entidad o la empresa y en el caso de estar comprendido en el régimen general en base al volumen de los ingresos anuales que esta tenga.

En el Régimen tributario denominado Nuevo RUS, no es obligatorio llevar libros ni registros contables.

En el Régimen Especial de Renta-RER y el Régimen General de Renta, la obligación se resume como sigue:

1) Régimen Especial:

a) Registro de Compras.
b) Registro de Ventas.

2) Régimen General:

a) Hasta 150 UIT de Ingresos Brutos Anuales:

– Registro de Compras.
– Registro de Ventas.
– Libro Diario Simplificado.

b) Más de 150 UIT hasta 500 UIT de Ingresos Brutos Anuales:

– Registro de Compras.
– Registro de Ventas.
– Libro Diario.
– Libro Mayor.

c) Más de 500 UIT hasta 1,700 UIT de Ingresos Brutos Anuales:

– Registro de Compras.
– Registro de Ventas.
– Libro Diario.
– Libro Mayor.
– Libro de Inventarios y Balances.

d) Más de 1,700 UIT de Ingresos Brutos Anuales:

– Contabilidad Completa.

IMPORTANTE:

Además de acuerdo con la Ley del Impuesto a la Renta, las empresas se encuentran adicionalmente obligadas a llevar en caso les corresponda, los siguientes libros o registros:

Libros y Registros obligatorios de acuerdo a las normas de la Ley del Impuesto a la Renta:

– Libro de Retenciones incisos e) y f) del artículo 34° de la Ley del Impuesto a la Renta.
– Registro de Activos Fijos.
– Registro de Costos.
– Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas.
– Registro de Inventario Permanente Valorizado.

02. Libros y Registros Tributarios
La SUNAT ha establecido desde el 1 de enero de 2007 las normas referidas a los libros y registros contables y los vinculados a aspectos tributarios, obligados a llevar en el caso de entidades y empresas que generan rentas empresariales o de tercera categoría.

En efecto mediante Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT se regula esta obligación para las empresas y también para personas naturales afectas a rentas por las que deben llevar un Libro para el registro de sus ingresos por rentas de segunda o cuarta categoría según el caso.

La regulación de la SUNAT incluye:

El procedimiento para la autorización de los libros.

La forma en la cual deberán ser llevados.
Los plazos máximos de atraso.
Cómo se comunica los casos de pérdida o destrucción de los mismos.

– En nuestro país, actualmente se utilizan sistemas de llevado de libros y registros vinculados a asuntos tributarios bajo el sistema manual de libros impresos, sistemas mecanizados en hojas sueltas y sistemas de emisión electrónica este último que puede ser llevado desde los sistemas del propio contribuyente utilizando el Programa de Libros Electrónicos-PLE o el Sistema de Libros Electrónicos- SLE Portal desde los sistemas de la SUNAT.

– En el sistema manual: los libros y registros se adquieren en una imprenta, su llevado es a manuscrito y se legalizan antes de usarlos.

– En el sistema computarizado; la información contable se ingresa apoyada en un software contable apoyada en la estructura dispuesta por la SUNAT para cada libro y registro.

– En el Programa de Libros Electrónicos-PLE, los libros se generan desde los sistemas del contribuyente, y se validan con un aplicativo de la SUNAT que permite generar un resumen de toda la información contable y obtener una constancia de recepción por parte de la SUNAT, respecto de cada libro.

– En el Sistema de Libros desde el Portal-SLE, los contribuyentes generan sus libros desde el portal de la SUNAT y su afiliación y generación de los libros es voluntaria.

03. Llevado de Libros – Forma Manual y Sistema Computarizado
Legalización de los Libros

Los notarios o jueces, según corresponda, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos y procederán a sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta:

Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se acredita que se ha concluido con el anterior, con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación que se ha establecido para ese efecto.

Empaste de los Libros y Registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

Los empastes deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente.

Conservación y comunicación de pérdida o destrucción de los libros

Es obligatorio almacenar, archivar y conservar mientras el tributo no esté prescrito, lo siguiente:

Los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica.

Los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas.

En ese sentido, los contribuyentes tienen la obligación de comunicar a la SUNAT, en un plazo de 15 días hábiles, los casos en que ocurra la pérdida o destrucción por siniestro, asaltos y otros, de los libros y registros.

En todos los casos, se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el contribuyente, respecto de la ocurrencia de los hechos, debiéndose presentar la citada documentación en la Mesa de Partes de los Centros de Servicios y dependencias de la SUNAT

Plazo para rehacer los libros contables

El plazo es de sesenta (60) días calendarios a partir de la pérdida o destrucción. Por razones debidamente justificadas se podrá solicitar a la SUNAT una prórroga.

Recuerde que la SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, para poder acogerse al cómputo del plazo para rehacer los libros.

Fuente: SUNAT

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